Un birou cu multi oameni se murdareste repede. Cani lasate pe masa, firimituri langa tastatura, hartii uitate pe imprimanta. Nimic grav, dar adunate in cateva zile, toate acestea schimba felul in care arata si se simte locul de munca.
Firmele rezolva diferit partea asta. Unele au o persoana angajata, altele cauta servicii de curatenie birouri Constanta si lasa munca de baza in grija unei echipe externe, care vine seara sau dimineata devreme. In ambele cazuri, ordinea de zi cu zi ramane si treaba celor care lucreaza acolo.
Un sistem bun imparte clar sarcinile: ce face echipa care vine seara, ce face fiecare angajat si ce se programeaza din cand in cand. Cand regulile sunt simple, se respecta mai usor. Si se discuta mai putin. Iar cand apare o problema, toata lumea stie cui sa ii spuna.
Spatiile comune si regulile lor
Bucataria e de obicei zona in care urmele se aduna repede. Mancarea uitata in frigider, firimiturile si gunoiul organic atrag vizitatori nedoriti. De aceea, multe cladiri de birouri au in program si vizite de deratizare Constanta, facute periodic, mai ales in zonele de depozitare si in subsol.
Cateva reguli de bun-simt ajuta mult. Frigiderul se goleste la final de saptamana, vasele nu stau peste noapte in chiuveta, iar gunoiul se scoate zilnic. Un afis mic, pus pe usa frigiderului, aminteste tuturor regulile fara discutii si fara reprosuri.
Regulile de baza dintr-o bucatarie de firma seamana mult de la un loc la altul, indiferent de numarul de angajati sau de domeniul de activitate:
- vasele se spala sau se pun imediat in masina
- mancarea din frigider se eticheteaza cu numele
- resturile se arunca in cosul cu capac
- mesele se sterg dupa fiecare folosire
- frigiderul se goleste vinerea
Suprafetele atinse de toata lumea
Clantele, butoanele liftului, imprimanta comuna si masa din sala de sedinte sunt atinse de multe maini in fiecare zi. Pentru astfel de zone, unele firme apeleaza periodic la servicii de dezinfectie Constanta, mai ales in perioadele aglomerate ale anului, cand vin multi vizitatori.
Intre doua vizite, ordinea se pastreaza cu gesturi mici. Servetele umede langa imprimanta, o sticla cu solutie de curatat in sala de sedinte si cateva minute la final de zi pentru stergerea mesei comune fac o diferenta vizibila. Sunt gesturi care nu cer mult timp.
Tastaturile si telefoanele raman in grija fiecaruia. Echipele externe evita de obicei sa umble pe birourile personale, asa ca fiecare angajat isi sterge singur spatiul de lucru din cand in cand, de regula la final de saptamana.
Un program simplu pe saptamana
Ordinea dintr-un spatiu de lucru se pastreaza mai usor cand are un ritm stabil. Echipa vine la aceleasi ore, angajatii stiu cand sa lase spatiul liber, iar lucrurile mari se programeaza in zile linistite, fara sedinte importante. Surprizele sunt mai putine, iar nimeni nu e prins nepregatit.
O saptamana obisnuita poate fi organizata, cu mici diferente de la o firma la alta si de la o cladire la alta, cam in felul urmator:
- luni, golirea cosurilor si aspirarea dupa weekend
- marti si miercuri, rutina obisnuita de seara
- joi, geamurile interioare si sala de sedinte
- vineri, frigiderul si bucataria
- o data pe luna, depozitul si arhiva
Programul se ajusteaza dupa nevoi. Un sediu cu multi vizitatori are nevoie de mai multa atentie la receptie, iar unul cu echipa mica se descurca si cu un ritm mai lejer. Important e ca toata lumea sa stie cum arata saptamana. Iar in lunile de vara, cand multi colegi sunt in concediu, ritmul poate fi mai rar.
Perioadele aglomerate ale anului
Unele perioade aduc mai multa agitatie. Inainte de sarbatori, la final de trimestru sau cand vin clienti importanti, sediul e plin mai mult timp, iar urmele se aduna mai repede decat de obicei. Cosurile se umplu in cateva ore, sala de sedinte e ocupata mai des, iar bucataria nu mai are pauze.
In astfel de saptamani, multe firme cer o vizita suplimentara sau o curatenie mai atenta in zonele comune. Un telefon dat din timp face programarea mai usoara pentru toata lumea si evita graba din ultima zi. Echipele externe au si ele perioade aglomerate, mai ales in decembrie.
Petrecerile de la serviciu merita si ele un mic plan. Cineva stabileste dinainte unde se strang resturile, cine aduna paharele si cand vine echipa a doua zi. Asa, dimineata urmatoare incepe normal. Iar echipa de curatenie gaseste un spatiu de care se poate ocupa repede.
Implicarea angajatilor fara presiune
Ordinea dintr-un sediu tine de mai multi oameni, nu de o singura echipa. Fiecare angajat contribuie, chiar si prin lucruri marunte: cana dusa la chiuveta, hartiile stranse de pe imprimanta, geaca pusa in cuier si nu pe spatarul scaunului.
Regulile functioneaza cand sunt putine si clare. O lista lunga, lipita pe fiecare usa, ajunge repede ignorata. Cateva reguli de bun-simt, explicate in prima zi de lucru, se tin minte usor si se transmit de la un coleg la altul.
Exemplul conteaza mai mult decat afisele. Cand managerii isi strang singuri cana si isi lasa biroul in ordine, restul echipei face la fel, fara sa i se ceara. Obiceiurile bune se transmit mai repede prin exemplu decat prin e-mailuri de informare.
Un spatiu de lucru primitor
Un spatiu de lucru ordonat se vede in detalii. Mese libere, o bucatarie in care se poate face o cafea fara grija, o sala de sedinte pregatita oricand pentru o vizita neanuntata a unui client. Nimic spectaculos, doar lucruri care merg.
In spatele acestor detalii stau un program clar, cateva reguli simple si o colaborare buna intre angajati si echipa care vine seara. Niciuna dintre parti nu poate face totul singura, oricat de bine ar lucra. Fiecare stie ce are de facut si cand.
Pentru firmele care isi organizeaza bine partea asta, rezultatul se simte in fiecare dimineata. Oamenii intra intr-un spatiu pregatit si se pot concentra pe munca lor, nu pe dezordinea din jur. Iar vizitatorii observa si ei diferenta, chiar daca nu o spun.
