Prima intrebare pe care o pune orice firma e cat costa o certificare. E o intrebare normala si singura la care nu se poate raspunde cu o cifra, lucru care ii nemultumeste pe multi dintre cei care suna pentru prima data si se asteapta la o cifra rapida.
Tocmai din acest motiv se cauta tot mai des informatii legate de pret ISO 27001 si nu numai. Oamenii incearca sa gaseasca singuri o cifra pe internet, inainte sa vorbeasca cu cineva, ca sa stie daca si-ar putea permite si daca are rost sa continue discutia.
Problema nu e ca nu se vrea spus. Problema e ca aceeasi cerinta costa diferit la doua firme care, din afara, par la fel, iar motivele pot fi usor de inteles odata ce sunt explicate de cineva care a trecut prin proces.
Marimea firmei si numarul de puncte
Primul lucru care schimba socoteala e dimensiunea. O firma cu cinci oameni si una cu doua sute nu presupun aceeasi munca, nici la pregatire, nici la verificare. Timpul alocat creste odata cu numarul de oameni, de activitati si de documente de parcurs.
Al doilea e numarul de puncte de lucru. O firma cu un singur sediu se verifica intr-un loc. Una cu depozite in trei orase presupune deplasari si timp, iar asta se vede direct in oferta primita, indiferent de standardul ales.
Al treilea tine de domeniu. In cazul managementului calitatii, pentru care exista standardul ISO 9001, cerintele de baza sunt aplicabile in domenii diferite. Pentru zone mai specializate, pregatirea poate necesita mai mult timp si implicarea unor oameni cu experienta in domeniul respectiv, care nu sunt intotdeauna usor de gasit.
Elementele incluse in oferta
A doua sursa de confuzie e ce contine suma primita. Doua oferte care arata diferit pot acoperi acelasi lucru, iar doua care par identice pot sa nu includa aceleasi etape, ceea ce se descopera de obicei pe parcurs, cand lucrarea a inceput deja.
Cand o firma cauta certificate ISO si primeste trei oferte, diferenta dintre ele vine rareori din tarife. Vine din ce intra in pret: numarul de vizite, documentele pregatite, instruirea oamenilor si ce se intampla daca apar observatii la verificare.
Intrebarea care lamureste cel mai repede nu e cat costa, ci ce nu e inclus. Raspunsul la ea face diferenta dintre o oferta pe care o poti compara si una care arata bine doar pana la prima factura suplimentara.
Cheltuielile care apar separat
Peste suma principala se aduna de obicei cateva lucruri care nu apar in prima discutie. Niciunul nu e mare luat separat, dar impreuna pot schimba sensibil totalul, mai ales la firmele cu mai multe locatii raspandite prin tara.
Ce apare cel mai des in afara ofertei initiale, in functie de cum e construita colaborarea si de cat de clar a fost scris totul de la inceput, arata cam asa:
- deplasarile pentru punctele de lucru din alte orase
- instruirea oamenilor din firma
- vizitele de mentinere din anii urmatori
- o eventuala reverificare, daca raman observatii
- extinderea pe inca un standard, mai tarziu
Al treilea punct e cel mai des trecut cu vederea. Certificatul nu e un lucru care se plateste o singura data, iar cine isi face bugetul doar pentru primul an s-ar putea confrunta cu probleme chiar in anul urmator.
Pasii pentru o oferta corecta
O oferta serioasa nu se da la telefon in doua minute. Cine da o cifra fara sa fi intrebat nimic despre firma fie a inteles gresit cererea, fie va reveni mai tarziu cu completari, cand e prea tarziu sa se mai compare ceva.
Ce se intampla de obicei inainte de a primi un numar realist arata cam asa si nu dureaza mai mult de cateva zile:
- se trimit datele firmei si numarul de angajati
- se spune ce activitati se desfasoara efectiv
- se enumera punctele de lucru si locatiile
- se stabileste ce standard sau standarde se vor
- se primeste oferta scrisa, cu etapele incluse
Ultimul punct e cel care conteaza. O oferta data pe telefon nu se poate compara cu nimic peste doua saptamani, cand nimeni nu mai tine minte exact ce s-a discutat si cine ce a promis.
Comparatia intre doua oferte
Cand ajung pe masa doua oferte, primul reflex e compararea sumelor. Poate fi si cel mai inselator pas din tot procesul, pentru ca de cele mai multe ori cele doua nu acopera exact acelasi lucru si nu sunt comparabile direct.
Compararea corecta se face pe lista de etape incluse, nu pe cifra finala. Cine pune cele doua oferte una langa alta, pe randuri, vede imediat unde e diferenta reala si daca diferenta aceea e justificata sau nu.
Diferenta de pret devine relevanta abia dupa ce continutul e acelasi. Pana atunci, cea mai ieftina poate fi si cea mai scumpa, odata adunate toate lucrurile care nu fusesera trecute nicaieri.
Decizia luata cu cifrele pe masa
Pentru o firma, decizia asta e una de buget ca oricare alta. Se compara costul cu ce aduce: accesul la o licitatie, pastrarea unui client mare sau posibilitatea de a lucra cu parteneri care cer conditia asta.
Cand motivul e concret, socoteala iese de obicei repede si fara discutii lungi. Cand nu exista un motiv clar, orice suma pare mare, pentru ca nu se compara cu nimic si ramane doar o cheltuiala pusa pe hartie fara niciun beneficiu vizibil.
Prima intrebare utila nu e cat costa, ci pentru ce. Raspunsul la a doua face ca prima sa aiba brusc mult mai mult sens, oricare ar fi cifra primita.
