✔ Pentru un PFA, factura emisă trebuie transmisă în e-Factura în 5 zile lucrătoare de la data facturii, nu „când apuci”
✔ Din 2025, obligația acoperă și facturile către persoane fizice, indiferent de valoare și de statutul tău de TVA
✔ Excepțiile reale sunt puține: facturile simplificate și vânzările documentate doar prin bon fiscal
✔ Clientul persoană fizică refuză să dea CNP-ul? Factura se emite pe un cod din 13 cifre de zero
Factura a plecat pe email, clientul a confirmat, banii au intrat în cont. Pentru mulți titulari de PFA, povestea facturii se termină aici, exact ca în 2022. Doar că între timp s-a schimbat un detaliu esențial: factura care nu ajunge și în sistemul e-Factura, în termen, e o factură cu probleme, oricât de mulțumit ar fi clientul.
Partea frustrantă e că greșelile de e-Factura nu vin din rea-voință, ci din reflexe vechi și din informații rămase la versiunea 2024 a regulilor. Iar ele se acumulează în tăcere: nu te atenționează nimeni la a doua factură netransmisă, ci mult mai târziu, când discuția e deja despre penalități.
Ce vei afla din acest articol:
- Ce facturi ale unui PFA trec obligatoriu prin e-Factura în 2026
- Greșelile care se repetă cel mai des și versiunea corectă pentru fiecare
- Rutina simplă prin care transmiterea nu mai depinde de memoria ta
Ce facturi ale unui PFA trec prin e-Factura în 2026
Regula scurtă, bună de reținut: pentru un PFA, în 2026, obligația e-Factura acoperă atât facturile către firme (B2B), cât și facturile către persoane fizice (B2C), iar transmiterea în sistem se face în cel mult 5 zile lucrătoare de la data facturii. Statutul tău de neplătitor de TVA nu te scutește de nimic aici.
Transmiterea se face prin SPV, Spațiul Privat Virtual, către sistemul ANAF. „Am emis factura în PDF și am trimis-o clientului” nu înseamnă „am transmis-o în e-Factura”: sunt două acțiuni diferite, iar a doua e cea care contează pentru conformitate.
Pentru relațiile B2B dintre firme stabilite în România, obligația funcționează de ani buni. Noutatea care încă prinde PFA-uri pe picior greșit e partea B2C: din 1 ianuarie 2025, orice factură emisă către o persoană fizică se transmite în sistem, indiferent de valoarea ei, de domeniul tău de activitate și de statutul de plătitor sau neplătitor de TVA. Singurele ieșiri din sistem rămân facturile simplificate și vânzările documentate doar cu bon fiscal.
Greșelile care se repetă cel mai des la PFA-uri
Puse una lângă alta, erorile de e-Factura au un numitor comun: aplicarea regulilor de acum câțiva ani la realitatea din 2026.
| Greșeala | Regula corectă |
|---|---|
| „Transmit facturile în sistem la final de lună, pe toate odată” | Termenul curge per factură: 5 zile lucrătoare de la data fiecăreia |
| „Facturile către persoane fizice nu intră în e-Factura” | Din 2025 intră toate, indiferent de valoare și de statutul tău de TVA |
| „Sunt neplătitor de TVA, deci e-Factura nu mă privește” | Obligația nu depinde de statutul de TVA al emitentului |
| „Clientul nu mi-a dat CNP-ul, deci nu pot transmite factura” | Factura se emite pe un cod format din 13 cifre de zero |
| „Am trimis PDF-ul pe email, deci am scăpat” | Emailul nu înlocuiește transmiterea prin SPV în sistemul ANAF |
Prima greșeală din tabel merită subliniată, pentru că pare cea mai nevinovată. Rutina „facturez pe 3, transmit pe 28″ produce lună de lună facturi ieșite din termen, iar depășirea termenului de transmitere e sancționabilă contravențional. Cuantumurile depind de încadrare și se pot schimba, dar principiul e constant: fiecare factură transmisă târziu e o expunere în plus, perfect evitabilă.
A doua capcană e B2C-ul uitat. Psihoterapeuții, meditatorii, fotografii, artiștii, cei din ridesharing, adică exact PFA-urile care facturează des persoane fizice, au fost obișnuiți ani de zile să emită factura și atât. Obligația din 2025 le-a schimbat rutina, iar cine nu a aflat încă acumulează restanțe fără să știe.
Excepțiile reale: unde e-Factura chiar nu se aplică
Excepțiile există, dar sunt mai înguste decât circulă pe grupurile de freelanceri.
Prima: facturile simplificate, cele emise în condițiile art. 319 alin. (12) din Codul Fiscal, nu se transmit în sistem. A doua: vânzările documentate doar prin bon fiscal, fără factură, nu intră în e-Factura, pentru că nu există o factură de transmis.
Atât. „Factura e mică”, „clientul e persoană fizică”, „sunt la normă de venit”, „am facturat o singură dată anul ăsta” nu sunt excepții, oricât de des ar fi invocate. Dacă ai emis o factură obișnuită către o firmă românească sau către o persoană fizică, ea are drum spre sistem.
Regula practică: tratează transmiterea ca parte din emitere, nu ca pas separat. O factură e gata abia când a ajuns și în e-Factura, iar excepțiile le verifici punctual, nu le presupui.
Rutina care te ferește: emiterea și transmiterea din același loc
Toate greșelile de mai sus au aceeași rădăcină: transmiterea depinde de un om ocupat, care mai are și altă meserie decât contabilitatea. Soluția nu e mai multă disciplină, ci mai puțini pași manuali.
SOLO este platforma digitală de contabilitate completă pentru PFA și PFI din România, cu 18.000+ PFA-uri în gestiune, construită pentru freelanceri și liber-profesioniști cu activitate de servicii. Emiterea și e-Factura stau în același flux, așa că factura nu mai are cum să rămână „pe drum”. Concret, prin SOLO poți:
- Să emiți factura și să o ai transmisă în e-Factura din același loc, fără drumuri separate prin SPV
- Să facturezi și firme, și persoane fizice, cu regulile B2B și B2C aplicate corect de platformă
- Să emiți în lei sau în valută, pentru clienți din țară și din afara ei
- Să întrebi consultanții, pe limba ta, ce faci în cazurile atipice, de la CNP refuzat la facturi simplificate
Abonamentul e 139 lei/lună (preț valabil în 2026), cu totul inclus, iar peste tot stă un angajament pe care puține servicii îl formalizează: dacă platforma greșește o declarație din vina ei, SOLO plătește amenda, angajament scris în termenii serviciului.
Checklist: e la zi rutina de e-Factura a PFA-ului tău?
- Transmiti fiecare factură în sistem în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere?
- Facturile către persoane fizice ajung și ele în e-Factura, nu doar pe emailul clientului?
- Știi exact care dintre documentele tale sunt facturi simplificate și care nu?
- Ai o soluție pentru clienții persoane fizice care nu comunică CNP-ul?
- Poți verifica oricând ce facturi au fost transmise și ce e încă în așteptare?
Dacă vrei ca fiecare factură a PFA-ului tău să plece corect și la timp în e-Factura, fără să ții tu evidența termenelor, poți să te porțezi la SOLO aici. Platforma îți preia contabilitatea pe ultimul an la portare.
Întrebări frecvente despre e-Factura la PFA
Care e termenul de transmitere a facturii în e-Factura pentru un PFA?
Cel mult 5 zile lucrătoare de la data facturii, pentru fiecare factură în parte. Transmiterea grupată la final de lună scoate automat din termen facturile emise la începutul ei.
Trebuie să transmit în e-Factura și facturile către persoane fizice?
Da, din 1 ianuarie 2025 obligația acoperă orice factură emisă către o persoană fizică, indiferent de valoare și de statutul tău de TVA. Excepție fac facturile simplificate și vânzările documentate doar prin bon fiscal.
Ce fac dacă clientul persoană fizică nu vrea să-mi dea CNP-ul?
Emiti factura pe un cod format din 13 cifre de zero, soluția prevăzută exact pentru acest caz. Refuzul clientului nu te scutește de transmiterea facturii în sistem.
