Actele contabile se păstrează în ordine cronologică, în locuri sigure, și se arhivează pe categorii, cu o evidență clară a termenelor de păstrare. Pe contabil-romania.ro poți găsi resurse pentru domeniul contabilității.
De ce contează arhivarea corectă
La un control sau la o verificare internă, documentele trebuie găsite rapid și să fie complete. Lipsa unui act poate duce la sancțiuni sau la dificultăți în justificarea unei cheltuieli. O arhivă ordonată te scutește de stres și de timp pierdut.
Ce documente intră în arhivă
Categoriile principale sunt cele care atestă operațiunile firmei:
- facturi emise și primite, bonuri fiscale și chitanțe;
- extrase de cont și documente de plată;
- registre contabile, balanțe și situații financiare;
- documente de personal și de salarizare;
- contracte, comenzi și corespondență cu legătură comercială.
Termenele de păstrare
Legea stabilește perioade diferite în funcție de tipul documentului: unele se păstrează câțiva ani, altele mult mai mult, iar unele nelimitat. Nu ghici și nu aplica o regulă generală. Verifică prevederile în vigoare și cere confirmarea contabilului, pentru că perioadele pot fi actualizate.
Cum urmărești termenele
Un tabel simplu, cu tipul actului, anul, locul arhivării și data până la care se păstrează, te ajută enorm. Îl actualizezi o dată pe an, la închiderea exercițiului financiar, și știi mereu ce poți scoate din circuit.
Ce faci cu actele din anii anteriori
Documentele vechi se mută într-o arhivă separată, dar rămân accesibile. Etichetează cutiile cu anul și cu tipul actelor, ține un registru de intrări și ieșiri și notează cine a consultat un dosar. Astfel, orice cerere a unui controlor primește răspuns în câteva minute, nu în câteva zile.
Arhivă pe hârtie sau electronică
Documentele pe hârtie se păstrează în dosare etichetate, într-o încăpere uscată, ferită de foc și de acces nepermis. Cele electronice necesită copii de siguranță în cel puțin două locuri și acces limitat pe bază de parolă. Dacă scanezi documente originale, verifică dacă legea îți permite să distrugi hârtia sau trebuie să o păstrezi.
Pașii de organizare
Începe cu o sortare pe ani și pe tipuri de acte. Numerotează dosarele, redactează un inventar și stabilește cine are acces. La final de an, predă documentele către arhivă și notează în inventar ce ai predat. Procedura devine rutină, iar după două cicluri o faci în câteva ore.
Cine răspunde de arhivă
Răspunderea revine conducerii firmei, chiar dacă munca practică o face contabilul sau un angajat. De aceea, stabilește în scris atribuțiile și revizuiește-le când se schimbă echipa. Dacă lucrezi cu o firmă externă, trece în contract cine păstrează originalele și în ce condiții ți le returnează.
Greșeli de evitat
Păstrarea actelor prin sertare, fără inventar, este cea mai comună. Urmează distrugerea prematură, înainte de termen, și lipsa copiilor de siguranță pentru fișierele digitale. Nu uita că, la schimbarea contabilului, trebuie predat și un proces-verbal, ca să nu se piardă nimic pe drum.
Dacă ai dubii, consultă un specialist sau citește ghidurile de pe contabil-romania.ro.
Pe scurt
Organizează arhiva o dată, bine, apoi menține-o prin gesturi mici, regulate. Stabilește un responsabil, ține un inventar la zi și verifică anual termenele. Cu aceste reguli, resursele de pe contabil-romania.ro te pot ajuta să rămâi la curent cu obligațiile firmei.
